Az irodaszerek költsége első pillantásra jelentéktelennek tűnhet a bérekhez, bérleti díjakhoz vagy informatikai kiadásokhoz képest. Egy közepes méretű vállalkozásban azonban a papír, írószerek, mappák, postázási kellékek és nyomtatóanyagok éves szinten jelentős összeget képviselhetnek.
A költségcsökkentéshez nem feltétlenül kell gyengébb minőségű termékeket választani. Sokkal eredményesebb lehet a fogyás pontos követése, az egységesítés és a pazarlás mérséklése.
Mérd fel a jelenlegi költségeket
Először gyűjtsd össze az elmúlt néhány hónap számláit, és csoportosítsd a vásárlásokat terméktípus szerint. Így láthatóvá válik, mely kategóriák jelentik a legnagyobb kiadást.
Érdemes külön vizsgálni:
- nyomtatópapírok;
- tonerek és patronok;
- írószerek;
- iratrendezési kellékek;
- postázási termékek;
- csomagolóanyagok;
- higiéniai és üzemeltetési kellékek.
A pontos adatok alapján reális megtakarítási célokat állíthatsz fel.
Egységesítsd a gyakran használt termékeket
Ha minden munkatárs más típusú tollat, mappát vagy jegyzettömböt rendel, nehéz átlátható készletet kialakítani. Válassz néhány bevált alapterméket, és ezeket használd rendszeresen.
Az egységesítés előnyei:
- egyszerűbb készletkezelés;
- könnyebb utánrendelés;
- nagyobb kiszerelések használata;
- kevesebb felesleges termék;
- kiszámíthatóbb minőség;
- átláthatóbb költségek.
Speciális eszközt csak akkor rendelj, ha valóban indokolt.
Csökkentsd a sürgős beszerzéseket
A váratlanul elfogyó termékek miatt gyakran kis mennyiségű, drágább vagy külön szállítási költséggel járó rendelést kell leadni. Ezt minimumkészletek és rendszeres ellenőrzések segítségével előzheted meg.
Az online irodaszer rendelés előtt gyűjtsd össze az összes részleg igényeit, majd egyetlen összevont listából dolgozz. Az Irodaplus webáruházban több irodai termékkategóriát is egy helyen érhetsz el, ami megkönnyítheti a beszerzések összehangolását.
Figyelj a nyomtatási költségekre
A nyomtatás gyakran az egyik legnagyobb irodai kellékanyag-költséget jelenti. A papír mellett a toner vagy tintapatron ára is jelentős lehet.
A költségek csökkentéséhez:
- nyomtass kétoldalasan;
- használj fekete-fehér beállítást, amikor elegendő;
- kerüld a felesleges próbanyomtatásokat;
- ellenőrizd a dokumentumot nyomtatás előtt;
- használj digitális jóváhagyási folyamatokat;
- állíts be központi nyomtatási szabályokat.
A ritkán használt személyes nyomtatók helyett gazdaságosabb lehet néhány közös, nagyobb kapacitású készülék.
Oszd meg a tartós eszközöket
Nem szükséges minden munkaállomásra külön laminálógépet, papírvágót, nagyteljesítményű tűzőgépet vagy címkenyomtatót vásárolni. Ezeket közös használatú pontokon is elhelyezheted.
A tudatos használat, az egységes termékválasztás és a rendszeres készletellenőrzés együtt jelentős megtakarítást eredményezhet. A cél nem az, hogy a munkatársak eszközök nélkül maradjanak, hanem az, hogy mindenből annyi álljon rendelkezésre, amennyire valóban szükség van.
